Effectief communiceren: technieken en tips

18-05-2020

Een professional die effectief wil communiceren moet beschikken over uitstekende communicatieve vaardigheden. In deze blog bespreken we een aantal technieken en geven we je tips.

Een gesprek leiden

Tijdens de opening van een gesprek moeten de doelen van een gesprek worden vastgesteld. Daarnaast moet er een basis worden gelegd voor een samenwerking.

  • Creëer een goede sfeer. Begin het gesprek door over koetjes en kalfjes te praten.
  • Spreek wederzijds de verwachtingen en doelen uit.
  • Schets globaal het verloop van het gesprek, oftewel: bespreek de agendapunten.
  • Indien nodig: bepaal een gezamenlijk referentiekader. Wat kan de ander wel of niet van je verwachten?
  • Stel vast hoeveel tijd er beschikbaar is voor het gesprek.

Er zijn drie technieken om het gesprek optimaal te laten verlopen, namelijk:

Techniek 1: koppel terug naar doelen

Controleer in de loop van het gesprek hoe het ervoor staat. Welke punten zijn er behandeld? Zijn jullie tevreden? Geef een korte samenvatting van het voorafgaande.

Techniek 2: verduidelijk de situatie

Ontstaan er onduidelijkheden of misverstanden? Merk je bijvoorbeeld dat jullie niet aan de kern van de zaak toekomen? Benoem expliciet wat er niet klopt en bespreek dit. Op die manier kunnen jullie je verwachtingen over het gesprek bijstellen en op de goede voet verder.

Techniek 3: denk hardop na

Hardop nadenken kan helpen een vastgelopen gesprek weer op gang te brengen. Met hardop denken:

  • Bevorder je de openheid. Door je gedachten, overwegingen en onzekerheden uit te spreken weet je gesprekspartner wat er in jou omgaat en hoe je tot je conclusies komt.
  • Voorkom je dat je eigen gedachten geblokkeerd worden.
  • Bied je je gesprekspartner de mogelijkheid te reageren op, en een gevolg te geven aan jouw gedachten.
  • Bevorder je de samenwerking. Door samen hardop na te denken wordt de kans op het vinden van oplossingen groter.

Koppel aan het einde van het gesprek terug naar het begin. Door het gesprek samen te vatten kunnen jullie bepalen of alle doelen zijn behaald of dat er een vervolgafspraak gemaakt moet worden.

Luisteren

Actief luisteren is niet alleen horen wat de ander zegt, maar ook begrijpen wat de ander zegt. Bovendien stellen luistervaardigheden je in staat de ander te laten weten dat je luistert. Je kunt actief luisteren door kleine aanmoedigingen te geven, stiltes te laten vallen, vragen te stellen, samen te vatten en gevoelens te reflecteren. Door middel van gezichtsuitdrukkingen, oogcontact, lichaamstaal en aanmoedigende gebaren kun je laten weten dat je luistert.

Vragen stellen

Je kunt open vragen (wat is…?) en gesloten vragen (vind je dat…?) stellen. Open vragen geven je gesprekspartner alle ruimte om te antwoorden. Gesloten vragen leveren antwoorden op als ‘ja’ en ‘nee’.

  • Stel niet meer dan één vraag tegelijkertijd.
  • Stel neutrale vragen, oftewel: houd je eigen mening op de achtergrond en voorkom vragen waarop sociaal wenselijk geantwoord wordt.
  • Stel begrijpelijke vragen en formuleer je vragen zo concreet mogelijk.
  • Stem je woordkeuze af op je gesprekspartner.

Training effectief communiceren

Ben jij een professional en wil je weten hoe communicatie jou kan helpen om je doelen te bereiken? Wil je bijvoorbeeld meer invloed krijgen, problemen oplossen of juist miscommunicatie voorkomen? Dan is de training Effectief Communiceren wat voor jou.