Goed voornemen voor 2020: minder mailen, appen en chatten!

05-12-2019
Heb jij al goede voornemens voor 2020? Efficiënter werken en een betere balans tussen werk en privé staan voor veel mensen hoog op het lijstje. Maar hoe pak je dat aan? “Minder afleiding door mails en appjes helpt enorm, zowel op je werk als thuis!”, vertelt professional organizer Ester Foppen. Ze legt uit hoe je dat bereikt.

WhatsApp-berichten, e-mails en zakelijke chatberichten kosten maar liefst 2,1 uur per dag van je concentratie! Dat stelt Mark Tigchelaar in zijn boek Focus aan/uit. En ook thuis word je vaak nog geconfronteerd met zakelijke berichten. Daardoor is het lastig om af te schakelen in je vrije tijd. “Hoog tijd om daar iets aan te doen”, aldus Ester Foppen. “Maar dat is niet zo makkelijk als je continu meldingen krijgt. Je grijpt toch in een reflex naar je telefoon of opent de mail- of chatmelding op je computer. Vaak verwachten collega’s of klanten ook dat je snel reageert op hun bericht.”

Meldingen uitzetten
De makkelijkste oplossing? Ester: “Alle meldingen uitzetten. Dat kan zowel op je telefoon als in Outlook. Bepaal vervolgens zelf wanneer het jou uitkomt om de berichten af te handelen.” Dat klinkt eenvoudig, maar is in de praktijk nogal ingrijpend. Het gevolg is dan ook dat veel mensen snel weer vervallen in hun oude patroon. Daarom is het beter om klein te beginnen. “Kies één item uit, bijvoorbeeld e-mailmeldingen op stil zetten als je thuis bent, en ga daar een tijdje mee aan de slag. Kijk daarna welk effect het op je heeft. Word je er rustiger van? Of juist onrustig, omdat je bang bent dat je iets belangrijks mist? Bepaal vervolgens of je op dezelfde manier verder gaat of dat je toch iets verandert. Probeer dit ook te benoemen en te beargumenteren. Bijvoorbeeld één avond in de week check je toch thuis je mail, omdat… Dat helpt je om bewust over je gedrag na te denken.”

Ruis op de lijn
Meldingen uitzetten geeft wel rust, maar is in feite slechts symptoombestrijding. “Het beste is als je structureel minder berichten ontvangt”, legt Ester uit. Hoe je dat bereikt? “Zelf minder mailen, appen en chatten! De mensen die het snelst reageren, krijgen vaak ook de meeste mails. Dus: kijk eens wat er gebeurt als je niet direct op een mail reageert. Vaak wordt de vraag al door iemand anders afgehandeld of lost een probleem zich vanzelf op. Je kunt natuurlijk ook even naar je collega’s toe lopen of bellen om een vraag te stellen of te beantwoorden. In het digitale verkeer ontstaat namelijk snel ruis op de lijn, waardoor er heel wat appjes of mails nodig zijn om een kwestie op te lossen. Logisch ook, want deze middelen zijn in feite bedoeld voor korte, niet-complexe communicatie.”

Afspraken met collega’s
Goede afspraken maken met collega’s is misschien wel de belangrijkste tip die Ester wil meegeven. “Denk samen na over mailgebruik: welke onderwerpen bespreek je wel of niet per mail, binnen welke periode mag je van iemand een reactie verwachten, hoe ga je om met cc’en, etc.? Hetzelfde geldt voor WhatsApp-groepen: is de appgroep alleen voor zakelijke berichten of mag je ook ‘gezellige’ berichten plaatsen die bijdragen aan de sociale betrokkenheid? Denk aan felicitaties voor een verjaardag of een grappig filmpje. En wat betekent dat voor de bereikbaarheid? Verwacht je dat iemand ’s avonds of op zijn vrije dag op een zakelijk appje reageert of hoeft dat niet? Kortom: praat erover met je collega’s, maak samen duidelijke afspraken en evalueer deze ook regelmatig. Zo weet je wat je van elkaar mag verwachten, houd je je mailbox en appgroep ‘schoon’ én kun je ongestoord doorwerken!”

Gratis workshop Slimmer Mailen
Wil je meer tips van Ester over effectief werken? Meld je dan aan voor de training Time Management | Plannen en Organiseren. Of schrijf je in voor een andere training of opleiding bij Zuyd Professional.
Je krijgt dan een workshop Slimmer Mailen cadeau!