Projectmanagement: 3 veel voorkomende problemen (én de oplossingen!)

21-02-2019
Hoe groter en ingewikkelder een project, hoe groter de kans dat er problemen ontstaan. Niet alles loopt nu eenmaal zoals je het plant. Risicomanagement is daarom onmisbaar bij de uitvoering van projecten. Hiermee kun je problemen niet voorkomen, maar het vergroot wel aanzienlijk je kans om je project met succes uit te voeren, ondanks eventuele veranderingen.

In dit artikel vertellen we je over drie veel voorkomende problemen bij projectmanagement.

1. Verkeerde planning en begroting

Een van de meest voorkomende problemen bij projectmanagement is dat het project langer duurt dan was gepland. Dit probleem kan zich voordoen in verschillende fasen. Zo kan er meer tijd zitten tussen het maken van het projectplan en het starten van het projectwerk.

Ook komt het vaak voor dat een project duurder uitvalt dan was begroot. Besteed daarom voldoende tijd aan je projectplan en maak ook altijd een voorlopige planning en begroting. Pas in het voortraject van een project kan er genoeg diepgang worden bereikt om een definitieve planning en begroting te maken.

Let op: projecten die langer duren dan één jaar, hebben meer onbekende factoren en dus meer risico’s.

2. Gebrek aan ervaring bij teamleden of organisatie

Wanneer projecttaken worden toegewezen aan onervaren teamleden kan het project in gevaar komen. Dit heeft meestal een negatief effect op de projectplanning. Dit probleem kan worden voorkomen door meer ervaren teamleden tijdens het kritieke pad in te schakelen of door meer tijd in te plannen voor de minder ervaren teamleden.

Een projectmanager moet bij het inrichten van een projectteam het doel goed voor ogen houden. Maak het team bij voorkeur 'lean & mean' en vermijd onnodige klankbordgroepen.

3. Ontbreken van kwaliteitsmanagement en risicoanalyses

Met name bij grote projecten is het van belang om de afspraken van tevoren goed met elkaar door te spreken en vast te leggen. Denk hierbij aan afspraken over essentiële onderdelen van het project, zoals budget, planning, projectorganisatie, etc.

Risicomanagement bij projecten in 5 stappen

Risicomanagement bestaat uit het bepalen, beoordelen en managen van risico’s. Dat doe je op de volgende manier:

  1. Signaleer de verschillende risico’s van het project.
  2. Probeer de mogelijke effecten van de risico’s op het project in te schatten.
  3. Ontwikkel per risico een plan om de effecten van het probleem te minimaliseren.
  4. Houd de projectrisico’s tijdens de hele looptijd van het project goed in de gaten.
  5. Houd de mensen die betrokken zijn bij het project op de hoogte van alle projectrisico’s.

Maak voorafgaand aan een project altijd een risicomanagementplan met daarin onder andere de risicofactoren en manieren om deze risico’s te beheersen.

Vergeet ook het evaluatiemoment na het project niet! Wanneer je fouten en problemen tijdens het project noteert en na afloop evalueert kun je deze fouten in toekomstige projecten gemakkelijker voorkomen.

Meer weten over projectmanagement?

Wil jij je als projectleider of projectmedewerker verder verdiepen in projectmanagement? Dan is onze projectmanagement opleiding echt iets voor jou!