Projectmanagement: 3 valkuilen

14-11-2019
Projectmanagement omvat veel verschillende facetten, zoals het doel, budget, de taakverdeling, eisen en de planning en organisatie van de werkzaamheden. Al deze componenten komen samen in het projectplan. Maar wat als het allemaal nét even anders loopt dan de manier waarop het in het plan is omschreven?

In dit artikel vertellen we je over de drie grootste valkuilen bij projecten. Maar ook hoe je als projectleider, met behulp van projectmanagement, controle houdt over het project.

1. Betrokkenheid van de opdrachtgever

Het is belangrijk een goede relatie met de opdrachtgever te onderhouden. Probeer een situatie waarin je te maken hebt met meerdere opdrachtgevers met tegengestelde belangen te voorkomen. Het is moeilijk om twee mensen met verschillende wensen, beiden tevreden te houden.

Een andere valkuil met betrekking tot de opdrachtgever is een lage betrokkenheid van de opdrachtgever. Zorg ervoor dat je regelmatig contact hebt en stel vragen zodat je de opdrachtgever aan het denken zet. Vraag goed door! Dit is met name belangrijk bij het opstarten van het project. Bijvoorbeeld wanneer je het precieze doel van de opdracht probeert te achterhalen.

Ook als het project eenmaal loopt is overleg met de opdrachtgever onmisbaar. De opdrachtgever moet immers regelmatig feedback geven en op cruciale momenten beslissingen nemen.

2. Onduidelijke, inefficiënte projectorganisatie

Een van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvol project is het inzetten van een projectorganisatie met de juiste mensen. Houd bij het inrichten van het projectteam het doel in gedachten. Houd het ‘lean and mean’ en voorkom onnodige vergaderingen met klankbordgroepen. Dit natuurlijk zonder dat het ten koste gaat van de betrokkenheid van alle partijen.

Het is belangrijk dat de stuurgroep een goed begrip heeft van het strategische doel van het project. Dit maakt ingewikkelde discussies stukken eenvoudiger en helpt hoofdzaken van randzaken te onderscheiden.

Richt het samenwerkingsproces zo in dat teamleden elkaar weten te vinden, vooral wanneer er zich een probleem voordoet. Hierbij is het belangrijk dat het voor iedereen duidelijk is welke bijdrage er van hem of haar wordt verwacht.

3. Verandering in organisatie

Een verandering in de organisatie van jouw bedrijf of dat van de opdrachtgever kan al snel een bedreiging vormen voor het project. Hierbij kan het gaan om veranderingen in budgetten, verantwoordelijke personen of prioriteiten. Veranderingen zijn haast niet te voorkomen. Een hoge mate van commitment voor het project, ook in een hoog niveau binnen de organisatie, is daarom van belang.

Daarnaast is het als projectmanager verstandig om je project zo kort mogelijk te laten duren. Maximaal zes maanden. Hoe langer een project loopt, hoe groter de kans op tussentijdse veranderingen. Het kan dan zomaar gebeuren dat er na afloop wordt geconstateerd dat het opgeleverde product niet meer aansluit op de behoeften. Deel het project desnoods op in deelprojecten, die in tijd op elkaar aansluiten. Dat zorgt ervoor dat je succes kan vieren bij de afronding van een project en je (desgewenst) kan bijstellen bij de start van het volgende project.

Er zijn veel verschillende omgevingsfactoren, denk hierbij aan: veranderende rollen, andere projecten etc. Het stabiel houden van de omgeving moet worden beheerd door de projectleider.

Meer weten over projectmanagement?

Ben jij projectmanager en wil je je verder ontwikkelen? Bekijk dan ons studie aanbod. De projectmanagement opleiding basis op hbo-niveau bestaat uit zes avondbijeenkomsten. Na het volgen van de opleiding kun je zelfstandig een project leiden.

Heb je al ruime ervaring met projectmanagement en wil je je verder ontwikkelen? Kijk dan naar de opleiding Senior Projectmanagement. Alle onderwerpen waarmee je te maken krijgt in projectmanagement komen aan de orde: van het schrijven van een business case tot agile werken met de Scrum-methode.