Zó krijg je weer grip op je werk

28-10-2019
Een hoge werkdruk. Veel professionals hebben ermee te maken. En in veel branches lijkt de druk alleen maar toe te nemen. Stressklachten en burn out liggen dan ook op de loer. Professional organizer Ester Foppen van Zuyd Professional legt uit wat je zelf kunt doen om dit te voorkomen.

“We leven in een maatschappij waarin veel van professionals wordt verwacht. Naast goed werk leveren, moet de administratie of verantwoording op orde zijn. Klanten willen à la minute geholpen worden en collega’s gaan ervan uit dat je hun mails direct beantwoordt. Logisch dat veel mensen hierdoor het gevoel krijgen dat ze worden geleefd, dat ze niet meer zelf aan de knoppen kunnen draaien. Ze raken de grip op hun werk kwijt”, legt Ester Foppen uit. Gelukkig kun je hier vaak zelf iets aan doen. Ester: “Heel simpel gezegd is het een kwestie van de juiste dingen op het juiste moment doen en met aandacht. Dat vraagt wel om het aanleren van nieuwe gewoonten.”

Spiegel voorhouden
“In mijn workshops Slimmer werken en in de training Time Management bij Zuyd Professional houd ik deelnemers een spiegel van hun automatische piloot voor. Hoe gaan ze zelf om met hun werk én hoe is het bedrijf gewend om dingen te doen? Vaak zie je dat daar een bepaalde manier van werken is ingeslopen, waarbij veel zaken ad hoc worden opgepakt, omdat ‘de klant meteen geholpen moet worden’. Het is goed om samen eens te kijken of dat echt zo is. Wellicht kan een klant wel even wachten en komt het de kwaliteit van je dienst juist ten goede als je de tijd neemt om erover na te denken. Vervolgens geef ik tips en handvatten die daarmee kunnen helpen. Werk bijvoorbeeld met een planner of zet je taken per dag in je Outlook-agenda. Ga eerst aan de slag met de taken die op je planning staan en neem daar voldoende tijd voor, meer dan je eigenlijk denkt nodig te hebben. Schakel pop-up meldingen van Outlook uit, zodat je niet tussendoor wordt afgeleid. Op gezette tijden check je dan je mail. Handel mails die je snel kunt beantwoorden of doorzetten naar iemand anders, direct af. Zo houd je zelf de regie en focus op je werk en word je niet opgeslokt door de waan van de dag. Je voorkomt daarmee ook dat zaken die voor je bedrijf van belang zijn voor de lange termijn, zoals relatiemanagement of analyses, blijven liggen.”

Voor iedereen anders
Een eenvoudige, maar effectieve aanpak dus. Daar kan Daniël Radder, teamleader van E&C Consultants, over meepraten: “Ons bedrijf zorgt ervoor dat bij grote, vaak industriële bedrijven over de hele wereld energiekosten inzichtelijk en beheersbaar worden. In korte tijd is ons bedrijf enorm gegroeid. Er zijn veel nieuwe, jonge medewerkers aangenomen, die nog moeten leren hoe je slim en effectief werkt. Bovendien ligt de werkdruk hoog. Zo hoog zelfs, dat de medewerkers zélf voorstelden om tijdens een teamuitje een workshop Slimmer Werken van Ester te volgen. Daar zijn we natuurlijk meteen mee akkoord gegaan!” Een goede keuze, vindt consultant Kathleen Peters. “Hoewel de workshop maar één ochtend duurde, hebben we heel veel input gekregen van Ester. De dagen wat minder vol plannen bijvoorbeeld, zodat er voldoende tijd over blijft voor ad-hoc-zaken. En ook duidelijke keuzes maken, prioriteiten stellen en afspraken slim plannen, zodat je geen last hebt van onnodige reistijd. Het belangrijkste is misschien wel het besef dat iedereen bij ons tegen dezelfde problemen aanloopt, al gaan we daar anders mee om. De oplossing is dus ook voor iedereen anders: waar ik moet leren om soms wat minder gedetailleerd en perfectionistisch te werk te gaan, moet een andere collega dit juist meer doen.”

Terugvallen in oude patronen
Dat wil niet zeggen dat nu alles op rolletjes loopt bij E&C Consultants. Daniël: “Het veranderen van gedrag kost tijd, dat lukt niet van vandaag op morgen. Je ziet bijvoorbeeld dat mensen, vooral na een vakantie, neigen terug te vallen in hun oude patronen. Een follow-up van de workshop zou dan ook goed voor ons zijn. Toch zie ik ook vooruitgang. We proberen zaken eerder op te pakken, de verwachtingen naar klanten beter te managen en onze eigen grenzen beter aan te geven. En dankzij deze workshop is het team meer naar elkaar toe gegroeid, waardoor er meer begrip voor elkaar is. Dat is een enorme winst.”

Wil je komend studiejaar prettiger werken en efficiënter met je tijd omgaan, volg dan de training Timemanagement | Plannen en Organiseren.
Heb je nog vragen neem dan contact met ons op via +31 (0) 88 989 30 00 of info@zuydprofessional.nl